Файли access мають розширення. Файли бази даних у MS Access та SQL Server. Створення БД, відкриття БД, збереження БД. Слайд – це

.Accdb файл формату, який був введений в Access 2007 offers багато benefits, що є неможливим в earlier файли форматів. Якщо ви оновлюєтеся від версії Access Prior to Access 2007, ви повинні мати файли файлів, які використовують файл .mdb. У більшості випадків, ви повинні зберегти ці файли, використовуючи .accdb file format . Ви можете скопіювати аркуш оригіналу.

Цей матеріал розкриває параметри .accdb файлового формату, умови, які ви можете використовувати для .mdb файлового формату, і як переглянути на базі даних на новий формат файлу.

In this article

The .accdb file format

Starting with Access 2007, .accdb is default Access file format. .Accdb файли формату supports number of newer features, such as calculated fields and attachments. However, є деякі circumstances в яких .accdb файлу формат might not be the right choice.

Features provided by the .accdb file format

Multivalued fields Multivalued field is kind of lookup field that lets you store more than one value per record. Для прикладу, здавалося б, що потрібно до assign a task to several employees. У файлі .accdb, ви можете створити multivalued field to store which employees are assigned to the task. The employees" names може бути вибрано з table або list of values.

Multivalued fields make it easy to select and store more than one choice, без того, щоб створювати більше Advanced Database Design. Multivalued fields є також важливим для integration with SharePoint, тому що SharePoint lists також підтримує multivalued fields.

Attachment data typeПристрій даних типів років є можливим покупкою всіх типів документів і binary файли в вашому 데이터베이스, при внесенні вашого файлу файла файлу під 2GB file size limit – прилади є автоматично compressed. Рекорд може мати низку приміщень, але вони можуть бути тільки одним пристроєм field per table.

Better integration with SharePoint and Outlook.Accdb file format support SharePoint and Outlook security requirements that aren’t supported by .mdb files. Це може бути можливим для впровадження Access більше fully with SharePoint and Outlook.

Improved encryptionВи можете налаштувати параметри електронної пошти та розглянути contents of your database. Якщо ви використовуєте .accdb файловий формат, ви можете отримати додатковий Access за допомогою Windows Crypto API для відтворення data. Third-party encryption tools can also be used.

Long Text (Memo) field history trackingЗовнішній текст (Мемо) поля є useful for storing великі обсяги інформації. Якщо ви використовуєте файл .accdb, ви можете налаштувати ( AppendOnly) Те, що можливий Access до ретаїну історії всі зміни до Long Text (Memo) field. Ви можете побачити історію теми змін. Це feature also supports the versioning feature in SharePoint so that you can use Access to track changes in multiple lines of a text field that is stored in SharePoint list (provided that the field has the Append Changes to Existing Text option set to Yes).

Calculated data typeЗапуск в Access 2010, файл .accdb формату supports use of Calculated data type. Ви можете використовувати Calculated data type to store the results of an expression that you define.

.mdb file formats

Після формату .accdb файл був введений в Access 2007, формат файлів формату використовуваний .mdb file extension. Є багато різних варіантів формату .mdb файлу.

Ви можете залишати певні файли .mdb. Якщо файл використовується в Access 2002-2003 або Access 2000 формат файлу, ви можете відкрити його і використовувати його зазвичай. However, ви не можете розглянути ознаки, що потребує формат .accdb файл.

Якщо ви бачите те, що немає в .Accdb file, don't convert the file – leave it as an .mdb file.

.mdb file features that aren’t available in an .accdb file

mixed-version environmentУ форматі .accdb файл може бути недоступний –або навіть linked to –using versions Access prior to Access 2007. Якщо у вас є люди в вашій організації, які мають нову версію Access, ви повинні з'ясувати, як використовувати .mdb fileis option. Але не можна – ви можете використовувати Access app або web database в веб-браузері, незважаючи на те, що Access even installed.

Database replicationВи можете використовувати replication in an .accdb file. Якщо ваш Access Solution використовується для реплікації характеру, Ви повинні використовувати повторне створення відповіді без реплікації, якщо Ви намагаєтеся використовувати файл .accdb.

User-level securityУ форматі .accdb файл необхідно підтримувати user-level security, наскільки важливим є те, що допомагає людям жити, як тільки вони потрібні. User-level security is no longer effective for data security, як його security метод є now obsolete and easily compromised. However, User-Level Security може забезпечити здатність керувати цими простими для людей – для прикладу, якщо деякі з них не мають business reason для використання особливої ​​форми, ви можете вийти з форми від них. Якщо ви маєте Access Solution, що реліги на User-Level Security для несприятливих можливостей, Ви можете натиснути на файли .mdb файлу формату, які Ви можете керувати за допомогою Вашого рішення.

Перетворюючи на новий формат файлу

Перевірте файл .mdb до файлу .accdb, Open файл і буде зберігати його в форматі .accdb.

Important:Наступні процедури є для .mdb файли створені в Access 97, Access 2000, Access 2002 або Access 2003.

First, open your database:

Click the File tab.

On the left, click Open.

In the Open dialog box, select and open the database that you want to convert.

Now, convert your database:

Click the File tab.

On the left, click Save As.

Under File Types, click Save Database As.

On the right, under Database File Types, click Access Database.

In the Save As dialog box, in the File name box, введіть file name або використовуйте file name supplied.

Click Save.

Копія файлу файлу створюється в форматі .accdb.

Файл бази даних Access, залежно від версії, має розширення із символами db (ndbx, accdb). Під час роботи з БД створюється тимчасовий файл з тим же ім'ям і розширенням (laccdb, ldb), званий файлом блокувань, який відповідає за подальші звернення користувачів в режимі багато користувачів. Файл автоматично видаляється під час закриття БД.

У SQL Server БД є як мінімум 2 файли, де розміщуються дані та записи про всі зміни в БД. Відповідно, ми маємо:

2) Файл БД. Їм може бути файл даних (зберігає таблиці, індекси, уявлення, процедури, що зберігаються, функції, ролі, права доступу, правила, тригери). Може бути первинним (mdf) та вторинним (ndf).

3) Файл журналів транзакцій ldf відповідає за зміни до БД і дозволяє відновлювати систему у разі відмови. При створенні простий БД рекомендується 1 первинний великий файл (при створенні визначається початковий розмір, збільшення, визначається спосіб доступу та можливість застосовувати розміщення на незалежних дискових накопичувачах) та 1 файл транзакцій. Для складної – 1 первинний, 5 вторинних та 2 журнали.

Для створення нової БД у MS Access:

 Відкрийте програму MS Access та виберіть піктограму Нова база даних.

 У рядку введення, що з'явився праворуч, задайте ім'я, вкажіть папку, в якій буде зберігатися база даних, і натисніть кнопку Створити.

 Закрийте автоматично створену таблицю без збереження.

Для того, щоб відкрити існуючу базу даних, можна скористатися одним із трьох способів.

Вибрати в меню Файл (File) зі списку файлів, що раніше відкривалися, потрібний файл

Вибрати файл зі списку в області завдань, яка розташована у правій частині вікна програми

Вибрати команду Відкрити (Open) у меню Файл (File), а потім вибрати потрібний файл у діалоговому вікні Відкриття файлу бази даних (Open)

Збереження бази даних:

Під час першого збереження об'єкта бази даних введіть унікальне ім'я у діалоговому вікні Збереження та натисніть кнопку OK. Якщо натиснути кнопку Скасувати у діалоговому вікні Зберегти, об'єкт не буде збережено.

29.Объекты БД в MSAccess і SQLServer. Їхнє призначення.

Об'єктами бази даних MicrosoftAccess є таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Кожен об'єкт бази даних повинен мати ім'я, довжина якого не повинна перевищувати 64 символи, точку імені об'єкта заборонено.
Розглянемо призначення кожного об'єкта бази даних:
ТАБЛИЦЯ - служить для зберігання інформації, складається з полів та записів. Між таблицями можна встановити зв'язку. Вони забезпечують спільну обробку даних та цілісність даних, завдяки їм можуть вноситися зміни відразу до кількох таблиць.
ЗАПИТ-Це тимчасова таблиця, що результатує, структурно вона містить ті ж елементи, що і базова таблиця. Призначення-витяг даних з таблиць та інших запитів та подання їх користувачу у зручному вигляді.
ФОРМА – вікна програми, які можна відкрити з головного меню. Це засіб відображення даних на екрані та керуванні ними.
ЗВІТ-засіб створення вихідного документа для виведення на друк.
МАКРОС - програма, що містить опис останніх дій, що виконується при настанні події в об'єкті. Основне призначення макросів - це створення зручного інтерфейсу програми: щоб форми та звіти відкривалися при натисканні кнопок у формі або на панелі інструментів або звичним вибором команди меню.
МОДУЛІ-процедури на мові visualbasic.

30. Створення таблиць у MS Access. Режими перегляду.

Таблицю можна створити за допомогою створення нової бази даних, вставки таблиці в існуючу базу даних, а також імпорту або створення посилання на таблицю з іншого джерела даних, як книга MicrosoftOfficeExcel 2007, документ MicrosoftOfficeWord 2007, текстовий файл або інша база даних. Під час створення нової бази даних до неї автоматично вставляється нова порожня таблиця. Потім можна ввести дані, щоб розпочати визначення полів.

Створення нової таблиці у новій базі даних

1. Натисніть кнопку MicrosoftOffice, а потім виберіть команду Створити.

2. У полі ім'я файлувведіть назву файлу. Щоб змінити його розташування, клацніть піктограму папки, щоб вибрати потрібну папку.

3. Натисніть кнопку Створити

Відкриється нова база даних, в якій буде створено та відкрито в режимі таблиці нову таблицю з ім'ям «Таблиця1».

Створення нової таблиці у існуючій базі даних

1. Натисніть кнопку MicrosoftOffice, а потім виберіть команду Відкрити.

2. У діалоговому вікні Відкриття файлу бази даних

3. На вкладці створенняв групі Таблиціклацніть Таблиця.

У базу даних вставляється нова таблиця, що відкривається як таблиці.

Створення таблиці на основі шаблону таблиці

Для створення таблиць "Контакти", "Завдання", "Питання", "Події" та "Основні фонди" можна використовувати шаблони таблиць, які включені до OfficeAccess 2007. Шаблони таблиць сумісні зі списками WindowsSharePointServices 3.0 з тими ж іменами.

1. Натисніть кнопку MicrosoftOffice, а потім виберіть команду Відкрити.

2. У діалоговому вікні Відкриття файлу бази данихвиберіть та відкрийте базу даних.

3. На вкладці створенняв групі Таблиціклацніть Шаблони таблиціа потім виберіть зі списку один із доступних шаблонів.

Буде вставлено нову таблицю на основі вибраного шаблону таблиці.

У новій версії MicrosoftAccess існують чотири режими роботи з таблицями: режим Таблиці (DatasheetView), Конструктора (DesignView), режим Зведеної таблиці (PivotTableView) і режим Зведеної діаграми (PivotChartView).

У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що знаходяться в таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування тощо. У режимі Конструктора створюється або модифікується структура таблиці, тобто задаються імена полів таблиці та їх типи, поля описуються, задаються їх властивості. У режимах Зведеної таблиці та Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їх подання. Існує також додатковий режим - режим Попереднього перегляду, що дозволяє побачити розташування даних на аркуші перед здійсненням друку таблиці.

Для швидкого переходу з одного режиму до іншого служить кнопка Вигляд (View) на панелях інструментів Таблиця у режимі таблиці(TableDatasheet), Конструктор таблиць(TableDesign), Зведена таблиця(PivotTable) та Зведена діаграма(PivotChart). Щоб перейти з режиму в режим, натисніть цю кнопку.

Відкрити таблицю в режимі Таблиці можна кількома способами:

· Двічі клацнути мишею на імені таблиці у списку таблиць у вікні бази даних;

Відкрити(Open) у верхній частині вікна бази даних;

Відкрити(Open).

У будь-якому випадку на екрані з'явиться вікно із вмістом таблиці (рис. 2.1).

Відкрити таблицю в режимі Конструктора можна одним із двох наступних способів:

· Виділити таблицю у списку таблиць у вікні бази даних та натиснути кнопку Конструктор(Design) у верхній частині вікна бази даних;

· клацнути правою кнопкою миші на імені таблиці та з контекстного меню вибрати команду Конструктор(Design).

Після виконання вказаних дій на екрані з'явиться вікно таблиці в режимі Конструктора та панель інструментів Конструктор таблиць(TableDesign).

Вікно таблиці як Конструктора складається з двох панелей.

· Верхня панель містить таблицю із трьох стовпців: Ім'я поля(FieldName), Тип даних(DataType) та Опис(Description). У стовпці Ім'я поля(FieldName) містяться імена полів таблиці, у стовпці Тип даних(DataType) вказує тип даних для кожного поля. Заповнення двох перших стовпців є обов'язковим.

· На нижній панелі розташовуються дві вкладки властивостей полів: Загальні(General) і

Типи даних у таблицях MS Access

Текстовий – використовується для буквено-цифрових символів, включаючи текст, а також текст та числа, що не застосовуються у обчисленнях;

Поля МЕМО – використовується для тексту, розмір якого перевищує 255 символів, або для тексту, в якому використовується RTF-форматування;

Числовий - застосовується для зберігання числових значень, які використовуються у обчисленнях;

Дата/час – використовується для зберігання значень дат та часу;

Грошовий - використовується для зберігання грошових значень (у рублях чи іншій валюті);

Лічильник – використовується для формування унікальних значень, які можуть застосовуватись як первинний ключ;

Логічний – використовується для логічних значень Так/Ні, Істина/Брехня, Увімк/Вимк;

Поле об'єкта OLE – використовується зберігання об'єктів OLE з інших програм MS;

Вкладення – Використовується для зберігання двійкових файлів, таких як цифрові зображення (фотографії) або файлів, створених за допомогою інших програм MS;

Майстер підстановок – використовується для запуску майстра підстановок, що дозволяє створювати поле, в якому у вигляді списку, що розкривається, відображаються значення з іншої таблиці, запиту або списку значень

Ключові поля та поля зв'язків у таблицях БД.

Ключове поле -це одне або кілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис таблиці. Якщо для таблиці визначено ключові поля, Microsoft Access запобігає дублювання або введення порожніх значень у ключове поле. Ключові поля використовуються для швидкого пошуку та зв'язку даних із різних таблиць за допомогою запитів, форм та звітів.

У Microsoft Access можна виділити три типи ключових полів: лічильник, простий ключ і складовий ключ.

Складовий ключ необхідний, якщо неможливо гарантувати унікальність запису за допомогою одного поля. Він є комбінацією кількох полів.

Існує чотири типи зв'язків між таблицями: один-до-одного, один-до-багатьом, багато-до-одного, багато-до-багатьом, але в Access можливе встановлення зв'язків один-до-одного або один-до-багатьом.

Сортування та фільтрація записів у таблицях.

У таблиці, що містить сотні або тисячі записів, досить важко знайти потрібну інформацію. Microsoft Access представляє кілька засобів пошуку та перегляду інформації.

¨ Пошук записів за текстом, що міститься в будь-якому з полів.

¨ Розташування записів за зростанням або зменшенням значень конкретного поля.

¨ Зміна кількості записів, що відображаються за допомогою фільтра.

Microsoft Access- це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення та обробки даних, а також для управління ними під час роботи з великими обсягами інформації.

СУБД Microsoft Access надає можливість контролювати завдання структури та опис своїх даних, роботу з ними та організацію колективного користування цією інформацією. СУБД Microsoft Access також суттєво збільшує можливості та полегшує каталогізацію та ведення великих обсягів інформації, що зберігається в численних таблицях. СУБД Microsoft Access включає три основні типи функцій: визначення (завдання структури та опис) даних, обробка даних і управління даними. MS Access – це набір інструментальнихзасобів для створення та експлуатації інформаційних систем.

Засобами Access можна проводити такі операції.

1. Проектування базовихОб'єкти ІС - двомірні таблиці з різними типами даних, включаючи поля об'єктів OLE. Перш ніж заповнювати таблицю, треба створити її макет.

2. Встановлення зв'язківміж таблицями, за допомогою цілісності даних, каскадного оновлення полів та каскадного видалення записів.

3. Введення, зберігання, перегляд, сортування, модифікація та вибірка даних із таблиць з використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць та апарату алгебри логіки (для фільтрації даних).

4. Створення, модифікація та використання похіднихоб'єктів ІВ (форм, запитів та звітів).

Об'єктом обробки MS Access є файл бази даних,має довільне ім'я та розширення .MDB. Цей файл містить основні об'єкти MS Access: таблиці, форми, запити, звіти, макроси та модулі. Таким чином, інформаційна система, створена в Access - це файл бази даних. MDB плюс інструментарій самої Access. Експлуатація такої ІС – це обробка документа.MDB додатком Access.

Інформація у базі даних Access представляється як окремих таблиць. У цьому кожен стовпець таблиці відповідає полю даних, а кожен рядок - запису даних.

Запис даних складається з кількох полів. При цьому діє таке правило: запис даних є групою взаємопов'язаних полів, що розглядаються як єдине ціле. Наприклад, запис даних може містити інформацію про конкретного клієнта або продукту. Кожен запис даних у таблиці містить однакову кількість полів. Кожне поле містить той самий тип інформації. Наприклад, у кожному запису даних деякої таблиці поле ІМ'Я КЛІЄНТА буде призначено імені клієнта, тобто. міститиме однотипну інформацію.

Існують різні типи даних. Тип даних для конкретного поля даних вибирається залежно від того, яка інформація розташовуватиметься в цьому полі. Розмір поля даних визначається залежно від обраного йому типу. Опис типів даних та їх характеристика наведено у таблиці 2.

Таблиця 2 - Типи даних

Крім таблиць СУБД Access працює з такими об'єктами:

формами;

Запитами;

Звітами;

Макрос;

Модулі.

Таблиця – це базовийоб'єкт MS Access. Всі інші об'єкти є похіднимиі створюються лише з основі раніше підготовлених таблиць.

Форма не є самостійним об'єктом Access. Вона просто допомагає вводити, переглядати та модифікувати інформацію в таблиці чи запиті. Запити та звіти виконують самостійні функції: обирають, групують, репрезентують, друкують інформацію.

Кожен об'єкт MS Access має ім'я.Довжина імені будь-якого об'єкта MS Access (таблиці, форми тощо) - не більше 64 довільнихсимволів (за винятком точки та деяких службових знаків). В ім'я можуть входити прогалини та російські літери. З кожним об'єктом працюють в окремому вікні, причому передбачено два режими роботи:

1) режим конструктора, -коли створюється чи змінюється макет, структура об'єкта (наприклад, структура таблиці);

2) оперативнийрежим, - коли у вікні завдання ІВ проглядається, змінюється, вибирається інформація.

Крім того, файл бази даних входить ще один документ, що має власне вікно: Схема даних.У цьому вікні створюються, переглядаються, змінюються та розриваються зв'язкуміж таблицями. Ці зв'язки допомагають контролювати дані, створювати запити та звіти.

Форма,Строго кажучи, - необов'язковий елемент ІВ (в принципі без неї можна обійтися), але вона дозволяє спростити операції введення та перегляду даних.

Запит- це похідна таблиця, куди входять дані з інших таблиць і з них проводяться різні операції. Зокрема, у запиті можуть з'явитися обчислюваніполя, тобто поля, значення яких є функціямизначень інших полів (можливо, із різних таблиць). Крім того, запити дозволяють проводити груповіоперації, тобто. операції над групою записів, об'єднаних якоюсь загальною ознакою (наприклад, можна підсумувати кількість для записів з тим самим кодом). Зрештою, запити дозволяють складати вибірки з таблиць за якоюсь умовою. У разі застосовується алгебра логіки.

Звіт -це фактично той самий запит, але оформлений так, щоб його можна було надрукувати на папері та подати начальству (з гарними заголовками, проміжними підсумками тощо).

По суті, таблиці та форми застосовуються для обслуговування вмісту бази даних, а запити та звіти виконують основну функцію ІС - вилучення, перетворення та подання інформації.

створення похіднихоб'єктів - запитів, форм та звітів - ведеться приблизно за однією і тією ж схемою. Ось деякі особливості:

Для похідних об'єктів необхідно вказати ім'я (імена) таблиці (запиту), основі якої створюється цей об'єкт;

При використанні Майстра на панелі інструментів необхідно встановити прапорець «Панель елементів» і на екрані з'явиться набір піктограм (рис. 14.5), за допомогою якого ви проектуєте форму (звіт, запит).

Створення будь-яких об'єктів можливе двома способами: за допомогою майстра та в режимі конструктора.

MS Access має потужні, зручні та гнучкі засоби. візуальногопроектування об'єктів за допомогою Майстерів, і це дає можливість користувачеві при мінімумі попередньої підготовки досить швидко створити повноцінну ІС – на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок та звітів.

Майстри самі виконують необхідні дії. Під час виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Отримавши відповіді на запитання, Майстер виконує всі необхідні дії. Припустимо, що ви хочете сформувати звіт. Майстер звітів запитає вас, як має виглядати звіт і які дані він має містити. Після отримання відповідей звіт буде повністю готовим. За допомогою інших Майстерів можна формувати таблиці баз даних, запити та форми.

Робота з Майстерами проста, надійна та ефективна, і дозволяє використовувати все багатство можливостей Microsoft Access.

Конструктор (Builder) – це інструмент Access, який полегшує виконання конкретного завдання. Вкрай корисним є Конструктор виразів – він дозволяє швидко сформувати складний вираз. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для отримання вибірок даних форми або звіту. Крім перерахованих, Access є й інші конструктори. Це - макро-конструктор, з допомогою якого формуються різні макроси, і навіть конструктори меню, полів, кольорів, кодів та інші.

1 Запуск Microsoft Access:

Під час запуску Access на екрані з'являється вікно (рисунок 1.1), у якому можна:

Або створитинову базу даних, тобто файл із розширенням.MDB;

Або відкритиіснуючу БД, тобто файл із розширенням.MDB.

Створення БД.Після вибору команди [Файл-Створити...], на екрані з'являється стандартний файлер (малюнок 1.2), у якому треба вказати ім'я та адресу створюваногофайл бази даних. Наприклад, для інформаційної системи з ім'ям Телефонний довідник.MDB.

Створивши файл, Access розкриває порожнє вікно бази даних,і в цьому вікні проводяться всі операції - створення та маніпулювання об'єктами БД. У цьому вікні знаходиться 7 об'єктів (Таблиці, Запити, Форми, Звіт, Сторінки, Макроси, Модулі) та групи.

Відкриття БД. Після вибору команди [Файл-Відкрити...] на екрані з'являється стандартний файлер, в якому необхідно вказати ім'я та адресу існуючогофайл бази даних. Потім у вікні програми відкривається вікно БД,що забезпечує доступ до вже створених об'єктів бази даних та можливість створювати нові об'єкти.

MS Access - багатовіконнедодаток, однак у будь-який момент може бути відкрито лише одну базу даних. Саме її вікно є головнимвікном документа у програмі Access (рисунок 1.3), і його закриття означає закриття відповідного файла.MDB. Однак це вікно породжує безліч дочірніхвікон (таблиці, запиту, форми тощо). Зберегти об'єкт (наприклад, макет таблиці), вікно якого знаходиться на екрані, і присвоїти йому ім'я можна так само, як це робиться з файлами: командою [Файл-Зберегти] або [Файл-Зберегти як...].

Робота з таблицями

Отже, у вікні бази даних знаходиться перелік існуючих об'єктівБД - таблиць, запитів і т. д. З вікном будь-якого об'єкта (дочірнім вікном) можна працювати або оперативномурежимі (наприклад, вводити або переглядати дані в таблиці), або в режимі конструктора(наприклад, змінювати макет таблиці).

Перш ніж користуватися будь-яким об'єктом (наприклад, заповнювати даними таблицю), треба створитицей об'єкт (наприклад, створити макет таблиці).

Якщо вибрано вкладку Таблиця, у вікні цієї вкладки відображається список існуючихтаблиць даної БД.

Щоб відкрити існуючу таблицю, треба виділитиїї ім'я у цьому списку та натиснути кнопку «Відкрити».

На малюнку 1.3 показано вікно програми MS Access разом із вікном бази даних «Межгород». Поки що у цьому файлі немає жодного об'єкта.

Для включення до БД новоютаблиці треба натиснути кнопку «Створити».

Щоб виправити макетіснуючої таблиці, треба виділити її ім'я у списку та натиснути кнопку «Конструктор».

Такі самі операції виконуються з іншими об'єктами MS Access.

Будь-який об'єкт (таблицю, запит, форму, звіт) можна створити або вручну (режим конструктора), або за допомогою Майстра.

Конструктор (Builder) – це інструмент Access, який полегшує виконання конкретного завдання. Вкрай корисним є Конструктор виразів – він дозволяє швидко сформувати складний вираз. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для отримання вибірок даних форми або звіту.

Під час виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Отримавши відповіді на запитання, Майстер виконує всі необхідні дії. Наприклад, при формуванні звіту Майстер звітів запитає, як має виглядати звіт і які дані він має містити. Після отримання відповідей звіт буде повністю готовим. За допомогою інших Майстерів можна формувати таблиці баз даних, запити та форми.

Таблиці та запити створювати вручну(У режимі конструктора) ;

- форми та звіти створювати за допомогою Майстри.

Розглянемо послідовність кроків при включенні до бази даних новоютаблиці. Спочатку потрібно визначити предметну область, на яку буде створюватися база даних. Як предметну область визначимо міжміські телефонні розмови, розрахунок суми оплати міжміські телефонні розмови окремих абонентів. Насамперед визначаються поля, які міститиме таблиця « Абоненти»бази даних "Міжмісто". Необхідні поля показані в таблиці 3, причому поле «Номер абонента» буде обрано як ключове. Ключ є полем у відповідній таблиці. Він однозначно характеризує кожен запис, що міститься всередині таблиці.

Таблиця 3 - Поля таблиці "Абонент"

Ідеальним первинним ключем є така інформація як номер клієнта, номер рахунку тощо. буд. За допомогою такого ключа легко визначити відповідний запис. Для первинного ключа не годяться поля, що містять ім'я клієнта. Завжди можлива ситуація, коли кілька людей мають одне й те саме ім'я.

Після визначення необхідних полів можна приступити до створення власне таблиці в MS Access.

Для цього потрібно відкрити вікно конструктора таблиць (рис. 2.1), вибравши вкладку Таблиця та рядок «Створення таблиці в режимі конструктора» або натиснути кнопку «Створити».

У верхній частині вікна знаходиться створюваний або модифікований макеттаблиці, який являє собою просто список полів із зазначенням імені поля, типу даних та опису. Кожне поле таблиці - це один рядок верхньої частини вікна (рисунок 2.1).

Кожному полю таблиці слід привласнити унікальне ім'я, визначити тип даних, що у нього вводитися, і описати вміст поля, тобто. ввести текстові коментарі, у яких зазначено призначення поля. Ім'я поле може мати до 64 символів. Опис - необов'язковий параметр і використовується для додаткового пояснення поля, що використовується.

У стовпці Ім'я поля (рисунок 2.2) набирається довільне ім'я. У наступному стовпці треба вказати тип данихдля цього поля. Тип даних можна вибрати зі списку, що з'являється в цьому стовпці (типи даних описані в таблиці 3). Крім того, як тільки курсор опиняється в стовпці Тип даних, у нижній частині вікна виникає бланк властивостей(Характеристик) даного поля.

Бланк властивостей (нижня частина вікна) є переліком властивостей (ліворуч назва властивості, праворуч - значенняцієї властивості) з вікном підказки щодо кожної властивості.

Перелік властивостей змінюється залежно від типу даних, який зараз відображається в стовпці Тип даних. Клацнувши мишею на полі значенняу бланку властивостей, можна змінити це значення (у межах допустимого цього типу даних). Властивості полів перелічені у таблиці 4.

Таблиця 4 – Властивості полів, що відображаються у бланку властивостей конструктора таблиць

Більшість значень приймається системою за замовчуванням, деякі значення можна вибрати зі списку, що розкривається.

Для текстового та числового поля треба вказати розмірполя, причому для тексту – це допустима довжина значення (наприклад, 20 або 40 символів), а для числа – формат подання в машині (байт, ціле – два байти, довге ціле тощо). Максимальна довжина текстового поля становить 255 символів. Якщо потрібно ввести текст, довжина якого перевищує це значення, можна скористатися типом даних Мемо.

Для поля «Дата/час» обов'язково треба вказати формат, щоб система знала, як обробляти дані, що вводяться. Наприклад, якщо вибрати «Короткий формат дати», система очікуватиме від вас введення саме дати(у російській версії - ДД.ММ.РРРР), а якщо вибрати «Короткий формат часу», в цьому полі доведеться набирати ЧЧ:ММ (годинник і хвилина).

У рядку властивостей маска введення існує можливість створити маску, відповідно до якої вводитимуться дані. Наприклад, для поля номер телефонможна задати маску 00-00-00 , відповідно до якої і вводитимуться номери телефонів.

Як значення властивості «Умова на значення» можна вказати правило верифікації,тобто логічний вираз, який має набувати значення TRUE («Істина») при введенні даних у це поле. Наприклад, якщо для поля дата розмови записати:

система визнає помилковим введення у поле будь-якого значення рівного чи більшого поточної дати.

У наступній властивості можна записати довільне повідомлення про помилку, яке буде видано системою, наприклад: "Це значення дати неприпустиме" або "дата неправильна". Надалі при неправильному введенні дати на екран надійде повідомлення.

В якості «Обов'язкове поле» можна вказати «Так» (порожні значення не допускаються) або «Ні» (порожні значення допускаються).

Для первинногоключа таблиці (поле "Номер Абонента") у властивості "Індексоване поле" потрібно вибрати: "Так, збіги не допускаються", а потім клацнути в панелі інструментів на кнопці "Визначити ключ" (із зображенням ключа). Тим самим визначається ключове поле або простий індекс.

Завершивши створення макета таблиці необхідно зберегти створену таблицю і вийти з вікна конструктора таблиць.Если закрити вікно конструктора, не зберігши макет, система нагадає, що треба дати таблиці ім'я, або анулювати свою роботу. Надамо створеній таблиці ім'я «Абонент».

Якщо необхідно змінити(модифікувати) макет існуючогооб'єкта, потрібно виділити цей об'єкт у списку відповідної вкладки вікна бази даних та натиснути кнопку Конструктор.На екрані з'явиться вікно з макетом об'єкта (таке саме, як і під час створення). Можна виправити макет і зберегти його під тим самим чи іншим ім'ям.

Після створення макета до таблиці заносяться дані. Клацнувши двічі на назві таблиці, вона відкриється у режимі таблиці і можна розпочинати введення даних (Малюнок 2.3). Якщо в таблиці перше поле – ключове, що має тип Лічильник, вміст даного стовпця автоматично збільшується на 1 при переході на введення нового рядка. Цим забезпечується унікальність значень шпальти.

Якщо для вирішення завдань використовувати шаблон не має сенсу, можна створити базу даних з нуля. Оскільки Access зберігає всі таблиці бази даних, а також інші об'єкти в одному файлі, перш ніж розпочати створення таблиць бази даних, необхідно створити файл порожньої бази даних.

Щоб створити файл нової порожньої бази даних, клацніть в області створення бази даних стартового вікна Access на елементі Нова база даних(Blank Database).

Вибір варіанта Нова база даних(Blank database) або Порожня веб-база даних(Blank web database) визначає функції, доступні до роботи з базою даних. Бази даних для настільних комп'ютерів не можна опублікувати в Інтернеті, а веб-бази даних не підтримують деякі функції баз даних для настільних комп'ютерів, наприклад, підсумкові запити.

Праворуч, в області Нова база даних(Blank database), введіть ім'я файлу у поле ім'я файлу(File Name), наприклад Постачання товарів.

Задаючи ім'я файлу бази даних, слід пам'ятати, що він має містити символів: \ / : * ? »< >|, яке гранична довжина становить 215 символів, включаючи прогалини.

Під ім'ям відображається ім'я папки, в якій за промовчанням збережеться файл бази даних. Якщо потрібно зберегти файл в іншій папці, натисніть на значку Пошук розташування для розміщення бази даних(Вправа від імені файлу бази даних) і у вікні Файл нової бази даних(File New Database) Відкрийте потрібну папку.

ЗАУВАЖЕННЯ
Для зміни папки для файлів нових баз даних, що використовується за замовчуванням Мої документи(My Documents) на вкладці Файл(File) виконайте команду Параметри Загальні(General) у розділі Створення баз даних(Creating databases) у полі Робочий каталог(Default database folder), використовуючи кнопку Огляд(Browse), виберіть шлях до папки, в якій потрібно зберігати нові бази даних.

У вікні Файл нової бази даних(File New Database) у полі Тип файлу(Save as type) виберіть формат бази даних, що створюється. За промовчанням формат файлу має значення Бази даних Microsoft Office Access 2007 (*.accdb)(Microsoft Access 2007 Databases). Access 2010 зберігає формат бази даних Access 2007. Бази даних у форматі Access 2007 зберігаються у файлах з розширенням accdb. У попередніх версіях бази даних зберігалися у файлах із розширенням mdb.

ЗАУВАЖЕННЯ
Для зміни формату обраного для нової бази даних за промовчанням на вкладці Файл(File) виконайте команду Параметри(Options) і в діалоговому вікні, що з'явилося на вкладці Загальні(General) у розділі Створення баз даних(Creating databases) у полі Формат файлу за промовчанням для порожньої бази даних(Default file format for Blank Database) виберіть потрібний формат.

Закінчивши вибір у вікні Файл нової бази даних(File New Database), клацанням по кнопці Створити(Create) Завершіть процес створення порожнього файлу нової бази даних. В результаті відкривається вікно створеної бази даних із порожньою таблицею з ім'ям Таблиця 1(Table1) у режимі таблиці. Курсор знаходиться в першому порожньому осередку стовпця Клацніть для додавання(Click to Add). Тепер можна розпочати створення цієї таблиці та інших об'єктів нової оригінальної бази даних.

Під час створення нового файлу бази даних можна вибрати формат, призначений для роботи з базою даних, розміщеною на SQL-сервері. Останній формат називається Microsoft Access Проекти (*.adp). Проект призначений для розробки об'єктів, що становлять додаток користувача. Сама база даних, хоча може розроблятися серед проекту, зберігається на сервері і має відповідний формат. Проекти зберігаються у файлах із розширенням adp.

При створенні проекту можливе підключення до бази даних, що існує на сервері, або створення нової бази даних на сервері.

І у нас відео на цю тему:

Ми дізнаємося, як створити таблиці в базах даних MS Access 2010.

Якщо файл.ACCESS відомий Вашій системі, відкрити його можна подвійним натисканням мишкою або клавішею ENTER. Ця операція запустить асоційовані з файлом. ACCESS аплікації, встановлені в системі. Якщо система зустрічає файл вперше і відсутні відповідні асоціації, то акція закінчиться пропозицією системи, визначити відповідне програмне забезпечення в комп'ютері чи мережі Інтернет.

Іноді трапляється, що для обслуговування типу файлів. ACCESS приписано неправильну програму. Це трапляється внаслідок дії ворожих програм, таких як віруси або шкідливі програми, але найчастіше це є результатом помилкового поєднання аплікації з розширенням файлу.ACCESS. Якщо під час обслуговування нового типу файлів. ACCESS ми вкажемо системі неправильну програму, система помилково буде рекомендувати її використання щоразу, коли буде зустрічатися файл цього типу. У такому разі слід спробувати повторно вибрати відповідну аплікацію. Натисніть правою кнопкою мишки на файл.ACCESS, а потім виберіть з меню опцію "Відкрити за допомогою...", потім "Вибрати програму за замовчуванням" . Тепер виберіть одну із встановлених аплікацій із вищезазначеного списку та спробуйте знову.

Програми, які відкриють файл.

Ручне редагування Реєстру Windows

Якщо наша система не справляється з розширенням. ACCESS і підвели всі автоматичні та напівавтоматичні методи навчання цього мистецтва, залишається ручне редагування реєстру Windows. Цей реєстр зберігає всю інформацію, що стосується роботи нашої операційної системи, у тому числі з'єднання розширень файлів з програмами для їх обслуговування. Команда REGEDITвписана у вікні „Пошук програм та файлів”або „запуститиу випадку старших версій операційної системи надає нам доступ до реєстру нашої операційної системи. Всі операції, проведені в реєстрі (навіть не дуже складні, що стосуються розширення файла.ACCESS) мають значний вплив на роботу нашої системи, тому перш ніж проводити будь-які модифікації, слід переконатися, що зроблена копія актуального реєстру. Розділ, що цікавить нас, - це ключ HKEY_CLASSES_ROOT. Наступна інструкція показує, крок за кроком, як модифікувати реєстр, саме запис у реєстрі, що містить інформацію про файл.ACCESS.

Крок за кроком

• Натисніть кнопку “start”
• У вікні „Знайти програми та файли” (у старших версіях Windows це вікно „Запустити”) впишіть команду „regedit”, а потім затвердіть операцію клавішею „ENTER”. Ця операція запустить системний редактор реєстру. Цей інструмент дозволить не тільки переглянути існуючі записи, але також провести їхню модифікацію, додавання або видалення вручну. У зв'язку з тим, що реєстр системи Windows є ключовим для її роботи, всі операції, що проводяться на ній, слід виконувати розважливо і свідомо. Необережне усунення або модифікація невідповідного ключа може незворотно пошкодити операційну систему.
• За допомогою комбінації клавішею ctr+F або меню Редагування та опції „Знайти” знайдіть цікаве для вас розширення.ACCESS, вписавши його у вікні пошуковика. Затвердіть, натиснувши OK або натисніть клавішу ENTER.
• Запасна копія. Надзвичайно важливим є створення резервної копії реєстру, перш ніж зробити в ньому будь-які зміни. Кожна зміна впливає на дію нашого комп'ютера. У разі помилкова модифікація реєстру може призвести до неможливості повторного запуску системи.
• Значення, що цікавить Вас, що стосується розширення, можна вручну редагувати змінюючи ключі, приписані до знайденого розширення.ACCESS. У цьому місці Ви можете також самостійно створити потрібний запис із розширенням а.ACCESS, якщо таке відсутнє в реєстрі. Усі доступні варіанти знаходяться в підручному меню (права кнопка мишки) або в меню "Правка" після розміщення курсору у відповідному місці на екрані.
• Після закінчення редагування запису щодо розширення.ACCESS закрийте системний реєстр. Введені зміни увійдуть у життя після повторного запуску операційної системи.